规章制度
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 发布时间:2018/10/26 9:24:25  来源:  已阅  次

    2006年12月18日,国家档案局局长杨冬权签署国家档案局第8号令,正式发布施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。《规定》的发布施行,对机关正确界定文件材料归档范围,开展档案价值鉴定工作具有重要意义,标志着我国档案法制化建设取得了又一新的成果。
   这次发布的《规定》是对1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件的修订。修订的主要内容包括:
   一是将1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件合成一个文件,并上升为行政规章。
   二是改革文书档案保管期限的划分方法。将原有的“永久”、“长期”、“短期”的保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”,定期中再实行标时制,分为30年、10年。
   三是突出立档单位的主体地位。机关文件材料归档时体现“以我为主”的思想。尽量解决文件材料重复归档问题。
   四是条款细化,充实了一些新领域的文件材料,如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料。
   五是加大行政管理力度。将1987年规定中的“备案制”改为“审批制”,建立机关文件材料归档范围和档案保管期限表的审批制度,即“各机关应根据本规定,结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行”。
   1987年国家档案局制发了有关机关档案保管期限、机关文件材料归档和不归档的范围两个业务文件,对规范机关档案工作,正确界定机关文件材料归档范围,准确判定档案价值起到了积极的引导和促进作用。但随着我国经济社会建设的不断发展,两个业务文件难以完全适应新形势下机关档案工作和档案馆工作的实际需要,尤其是对档案的鉴定销毁工作和档案移交进馆工作带来了一系列影响。早在1999年底,国家档案局成立相关课题组,对机关文件材料归档范围和文书档案保管期限进行专门研究。2000年底形成了《关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》征求意见稿,国家档案局分别于 2001年、2005年两次在全国档案系统、中央和国家机关档案部门征求意见,多次到基层机关进行实地调研并专门召开了有地方档案行政管理部门、部分中央和国家机关、部分基层机关档案人员参加的专题研讨会,其间易稿近50次,最终形成了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。
   《规定》的发布施行,代表了机关文件材料归档范围和档案保管期限改革的发展方向,是向建立科学合理的档案价值鉴定体系、系统完善的档案保管期限体系迈出了重要一步。

                    国家档案局令

                       第8号
  《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过,现予公布,自公布之日起施行。
                                    局长  杨冬权
                            二○○六年十二月十八日
      机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
   第一条  为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本规定。
   第二条  本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
   第三条  机关文件材料归档范围是:
   (一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
   (二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
   (三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;
   (四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
   第四条  机关文件材料不归档范围是:
   (一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
   (二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
   (三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
   (四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
   第五条  凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
   第六条  机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
   第七条  永久保管的文书档案主要包括:
   (一)本机关制定的法规政策性文件材料;
   (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
   (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
   (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
   (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;
   (六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
   (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;
   (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
   第八条  定期保管的文书档案主要包括:
   (一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
   (二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
   (三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;
   (四)本机关一般性事务管理文件材料;
   (五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
   (六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;
   (七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;
   (八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;
   (九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
   第九条  机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。
   第十条  机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
   机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
   第十一条  机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
   第十二条  各机关应根据本规定,结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
   有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定,结合本系统工作实际,编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并经国家档案局审查同意后执行。
   第十三条  在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时,应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用,准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
   第十四条  本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。
   第十五条  本规定自颁布之日起施行,1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

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